Wie läuft die Digitalisierung meiner Dokumente ab?

Wir holen Ihre Unterlagen ab, bereiten sie auf und scannen sie gemäß Ihren Anforderungen. Anschließend erhalten Sie strukturierte, digitale Dateien – sicher übertragen, z. B. per verschlüsseltem Datenträger oder Cloud-Link.

Was kostet die Digitalisierung von Akten oder Ordnern?

Die Kosten hängen vom Umfang, Zustand, Scanauflösung und gewünschten Zusatzleistungen ab. Nach einem kurzen Gespräch erhalten Sie ein individuelles, transparentes Angebot.

Werden meine Daten DSGVO-konform verarbeitet?

Ja – wir arbeiten strikt nach der DSGVO. Ihre Unterlagen werden vertraulich behandelt, in gesicherten Bereichen verarbeitet und auf Wunsch verschlüsselt übergeben.

Wie lange dauert die Digitalisierung?

Die Dauer richtet sich nach Projektgröße und Dokumenttyp. Kleine Mengen digitalisieren wir innerhalb weniger Tage, größere Archive in mehreren Wochen. Einen genauen Zeitplan erhalten Sie im Angebot.

Bekomme ich durchsuchbare PDFs (mit OCR)?

Ja – wir bieten durchsuchbare PDF/A-Dateien mit OCR-Texterkennung an. So können Sie Ihre Dokumente später bequem nach Stichworten durchsuchen.

Können Sie auch große Formate wie Baupläne scannen?

Ja – wir digitalisieren technische Zeichnungen und Baupläne bis DIN A0 in Farbe, Graustufen oder Schwarzweiß. Ideal für Architektur, Bau oder Technik.

Wie erfolgt die Strukturierung und Benennung der Dateien?

Wir richten uns nach Ihren Vorgaben – z. B. nach Projektnummer, Jahr, Abteilung oder Betreff. Alternativ schlagen wir eine sinnvolle, durchsuchbare Struktur vor.

Was passiert mit meinen Originaldokumenten nach dem Scannen?

Sie entscheiden: Wir liefern Ihre Originale geordnet zurück oder übernehmen die datenschutzkonforme Vernichtung nach BDSG-Richtlinien.

Digitalisieren Sie auch vertrauliche Unterlagen wie Personalakten?

Ja – wir sind auf die sichere Verarbeitung vertraulicher Akten spezialisiert. Der gesamte Prozess ist verschlossen, geschützt und DSGVO-konform.

Kann ich einen persönlichen Beratungstermin vereinbaren?

Ja – wir beraten Sie gern telefonisch, per Video oder vor Ort. Dabei klären wir Ihren Bedarf und erstellen ein kostenloses, individuelles Angebot.

Welche Formate können Sie liefern (z. B. PDF, TIFF, JPG)?

Wir liefern PDF oder PDF/A als Standard. Alternativ erhalten Sie auf Wunsch TIFF, JPG oder strukturierte Dateiformate – abgestimmt auf Ihr System.

Können Sie meine bestehenden digitalen Ordner ergänzen oder migrieren?

Ja – wir können Scans an Ihre bestehende Ordnerstruktur anpassen oder diese vollständig migrieren. Metadaten und Dateibenennung richten wir nach Ihren Vorgaben ein.

Wie lange werden die digitalisierten Daten bei Ihnen gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie nötig – in der Regel maximal 14 Tage nach Übergabe. Danach erfolgt die sichere Löschung nach DSGVO.

Ordner digitalisieren & scannen – Professioneller Scanservice

Ihr zuverlässiger Scandienstleister in Bayern (zwischen Ulm, Augsburg und München) für effiziente, sichere und revisionssichere Digitalisierung

Ihre Vorteile beim Ordner digitalisieren

Schneller Zugriff auf digitale Unterlagen – lokal oder in der Cloud
Kosten- und Platzersparnis durch papierlose Archivierung
Revisionssicher & DSGVO-konform digitalisiert
Professionelle Scanqualität mit OCR-Texterkennung

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Unser Scanservice deckt alle gängigen Dokumententypen ab:

Bauanträge & Bauakten
Personalakten & HR-Dokumente
Verträge, Versicherungsunterlagen & Notarurkunden
Großformate wie Pläne & Zeichnungen (A0+)
Rechnungen, Belege & Reisekostenabrechnungen

So funktioniert das Ordner digitalisieren Schritt für Schritt

Bedarfsanalyse & Angebot: Probescan inklusive, individuell & transparent
Abholung & Transport: Sichere Abholung Ihrer Akten
Lagerung & Indexierung: Strukturierte Erfassung und Vorbereitung
Belegvorbereitung: Entklammern, glätten, sortieren
Scannen: Hochwertige Scanqualität & OCR-Texterkennung
Metadaten & Verschlagwortung: Für schnelle Suche & DMS-Kompatibilität
Qualitätskontrolle: Manuelle Prüfung jedes Dokuments
Datenausgabe: PDF, PDF/A oder andere Formate
Rückgabe, Lagerung oder Vernichtung: Aktenrückgabe oder zertifizierte Aktenvernichtung nach ISO-Norm

TR-RESISCAN-konformes Scannen – Sicherheit & Qualität auf höchstem Niveau

Bei Alphapreis setzen wir auf modernste Scan-Technologie, die den höchsten Anforderungen an Effizienz, Sicherheit und Qualität entspricht. Unsere Scan-Hardware ist nach TR-RESISCAN zertifiziert – dem Standard des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die revisionssichere Digitalisierung von Papierdokumenten und Ordnern. Diese Zertifizierung garantiert, dass unsere Scanner besonders sensible Dokumente – wie Verträge, Personalakten, Bauakten oder sonstige wichtige Aktenordner – revisionssicher, authentisch und nachvollziehbar digitalisiert werden. So können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Unterlagen in höchster Qualität gescannt und archiviert werden. Als professioneller Scandienstleister mit Fokus auf Datenschutz arbeiten wir streng nach DSGVO-Richtlinien. Wir unterstützen Sie bei der gesetzeskonformen Digitalisierung Ihrer Unternehmensunterlagen, inklusive aller Aktenordner, Dokumente und Pläne, sodass Sie eine rechtssichere, digitale Archivierung erhalten. Unser Scanservice sorgt nicht nur für revisionssichere Digitalisierung, sondern auch für effiziente Abläufe. Die Daten werden sorgfältig verarbeitet, klar dokumentiert und in strukturierten Formaten bereitgestellt. So haben Sie jederzeit schnellen Zugriff auf Ihre digitalen Unterlagen, lokal oder in der Cloud. Vertrauen Sie auf zertifizierte Technik, langjährige Erfahrung und echte Qualität – Scandienstleistungen mit TR-RESISCAN-Zertifizierung, made in Germany.