Bestand und Ziel verstehen
Welche Unterlagen liegen vor? Wie sollen Mitarbeitende, Verwaltung oder Zielsystem später damit arbeiten?
Professioneller Scanservice · deutschlandweit
Alphapreis plant und übernimmt Ihren gesamten Digitalisierungsprozess: von der Bestandsaufnahme und Abholung über Vorbereitung, Scannen und Qualitätskontrolle bis zur abgestimmten Datenübergabe.
Scanservice als Gesamtleistung
Ein nutzbares digitales Ergebnis beginnt lange vor dem ersten Scan. Entscheidend sind Bestand, spätere Verwendung, Dateistruktur, Prüfkriterien und der geregelte Umgang mit den Originalen.
Ergebnisse aus realen ProjektenWelche Unterlagen liegen vor? Wie sollen Mitarbeitende, Verwaltung oder Zielsystem später damit arbeiten?
Lose Seiten, Ordner, Pläne, gebundene und empfindliche Originale benötigen unterschiedliche Vorbereitung und Scantechnik.
PDF oder PDF/A, OCR, Dateibenennung, Register, Indexdaten und DMS-Ausgabe werden nur dort eingeplant, wo sie wirklich benötigt werden.
Prüfkriterien für Lesbarkeit, Zuordnung, Vollständigkeit des übergebenen Bestands und Dateistruktur werden vor Projektbeginn definiert.
Von A4 bis zum Sonderformat
Der Scanservice bildet den übergeordneten Einstieg. Für häufige Dokumentenarten finden Sie zusätzlich eigene Fachseiten mit den jeweiligen Besonderheiten.
Auch möglich: Rechnungen, Verträge, Hängehefter, Bücher, Mikrofilmträger, Dias und individuell aufgebaute Aktenbestände.
Vom Scan zum digitalen Ergebnis
Nicht jedes Projekt benötigt denselben Leistungsumfang. Deshalb werden Ausgabe und Zusatzleistungen vor Beginn verbindlich abgestimmt.
Akten, Ordner, Pläne, gebundene Dokumente oder Sonderformate.
OCR, PDF/A, Registertrennung, Metadaten und DMS-Vorbereitung sind keine pauschalen Standardzusagen. Sie werden passend zu Ihrem Bestand und zum vereinbarten Ergebnis angeboten.
Projektablauf
Die einzelnen Schritte werden nicht einfach vorausgesetzt. Alphapreis legt gemeinsam mit Ihnen fest, welche Anforderungen, Zuständigkeiten und Prüfungen für Ihren Bestand gelten.
Menge, Unterlagenarten, Standort, Zeitplan und spätere Nutzung besprechen.
Dateiformat, Benennung, Struktur, OCR, mögliche Indexdaten und Prüfkriterien festlegen.
Abholung, Transport, Kennzeichnung, Zugriff und laufend benötigte Akten abstimmen.
Klammern, Hüllen und Bindungen bearbeiten; Reihenfolge und Zuordnung erhalten.
Produktions-, Großformat- oder Aufsichtsscanner entsprechend dem Material einsetzen.
Vereinbarte Merkmale wie Lesbarkeit, Dateizuordnung, Namen und Struktur prüfen.
Dateien bereitstellen und Originale zurückgeben, einlagern oder nach Freigabe vernichten.
Sie möchten einzelne Schritte selbst übernehmen?
Eigenleistungen und Teilprozesse können klar abgegrenzt werden.
Qualität & Informationssicherheit
Qualität bedeutet bei Digitalisierungsprojekten mehr als ein scharfes Bild. Entscheidend ist, dass vereinbarte Zuordnung, Ausgabe und Prüfkriterien nachvollziehbar umgesetzt werden.
ISO 9001 und ISO 27001 bilden den organisatorischen Rahmen für Qualität und Informationssicherheit.
Die Verarbeitung erfolgt in Deutschland und nicht im Homeoffice. Zugriffe werden projektbezogen geregelt.
Digitale Kundendaten werden grundsätzlich 90 Tage nach Auslieferung gelöscht, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Verantwortlichkeiten, Verarbeitung und Datenbereitstellung werden für den Auftrag festgelegt.
Geeignete Scantechnik kann in einem TR-RESISCAN-orientierten Verfahren eingesetzt werden. Ob ein Gesamtprozess nach BSI TR-03138 umgesetzt wird, hängt von den konkret vereinbarten organisatorischen und technischen Anforderungen ab.
Nach der Digitalisierung
Der Auftrag endet nicht am Scanner. Bereitstellung, Rückgabe und Löschung folgen den zuvor abgestimmten Wegen.
Je nach Datenmenge und Sicherheitsanforderung über vereinbarten Datenträger oder über IONOS SE / HiDrive.
Rücksortierung und Rücklieferung richten sich nach der vereinbarten Struktur und dem benötigten Originalzustand.
Nach schriftlicher Freigabe kann die Vernichtung vor Ort durch Regens Wagner erfolgen. Alternativ wird die weitere Einlagerung vereinbart.
Transparente Kalkulation
Ein pauschaler Seitenpreis wäre bei gemischten Beständen oft irreführend. Für ein realistisches Angebot betrachtet Alphapreis den tatsächlichen Projektumfang.
Seiten, Akten, Ordner sowie Beschaffenheit und Gleichmäßigkeit des Bestands.
Klammern, Hüllen, Bindungen, Faltungen, Reparaturen und Rücksortierung.
A4/A3, Großformate, empfindliche Originale, Bücher und Sonderträger.
Dateitrennung, Benennung, OCR, PDF/A, Metadaten und Indexdaten.
Standort, Abholung, Transportbehälter, Scan-on-Demand und Rückgabe.
Für den Start genügen häufig Menge, Dokumentenart, Standort und gewünschtes Ergebnis.
Projekt kalkulieren lassenNachweisbare Projekterfahrung
Entdecken Sie Projekte mit Bauakten, Personalakten, technischen Plänen, Notarurkunden, Büchern und individuellen Aktenarten.
Häufige Fragen
Weitere Antworten zu Formaten, Datenschutz, Transport und Projektablauf finden Sie in den zentralen FAQ.
Alle Fragen ansehenUnter anderem Aktenordner, Bauakten, Personalakten, Urkunden, Pläne, Bücher, Hängehefter, lose Belege und ausgewählte Sonderformate. Technik und Vorbereitung richten sich nach Material, Zustand und gewünschtem Ergebnis.
Ja, beide Leistungen sind möglich. Ob OCR, PDF/A oder andere Formate sinnvoll und erforderlich sind, wird vor Projektbeginn anhand der späteren Verwendung festgelegt.
Grundlage sind eindeutige Aktenkennzeichen, Barcodes, Ordnerbeschriftungen, vorhandene Register oder eine bereitgestellte Bestandsliste. Die konkrete Zuordnungslogik wird dokumentiert.
Alphapreis kann Klammern, Hüllen und erforderliche Bindungen entfernen, gefaltete Seiten öffnen und den Bestand für geeignete Scanverfahren vorbereiten. Einzelne Arbeiten können nach Abstimmung auch als Eigenleistung erfolgen.
Je nach Vereinbarung werden Originale zurücksortiert, zurückgeliefert, eingelagert oder erst nach schriftlicher Freigabe vernichtet. Die Vernichtung vor Ort erfolgt durch Regens Wagner.
Die Übergabe erfolgt abhängig von Datenmenge und Sicherheitsanforderung über einen vereinbarten Datenträger oder über IONOS SE / HiDrive. Dateiformate und Verzeichnisstruktur werden vorab festgelegt.
Ihr Bestand · unser Projektprozess
Teilen Sie uns Dokumentenart, ungefähre Menge, Standort und gewünschtes Ergebnis mit. Sie erhalten eine realistische Einschätzung und ein passendes Angebot.