PROFESSIONELLER SCANDIENSTLEISTER
Alphapreis übernimmt die vollständige Digitalisierung Ihrer Aktenordner – von der sicheren Abholung und Belegvorbereitung über das Scannen und die OCR-Texterkennung bis zur strukturierten Bereitstellung Ihrer digitalen Dokumente.
Für Unternehmen, Kommunen, Behörden und Organisationen in Bayern und bundesweit.
Struktur, Dateibenennung und Ausgabe werden vor Projektbeginn abgestimmt.
durchgeführte Projekte
gescannte Pläne aneinandergereiht
Qualitätsmanagement
Informationssicherheit
IHR NUTZEN
Ihre Ordner werden nicht einfach in Bilddateien umgewandelt. Sie erhalten eine digitale Ablage, die zu Ihren Arbeitsabläufen und Systemen passt.
⌕
Durch OCR-Texterkennung, klare Dateinamen und eine abgestimmte Ordnerstruktur werden Inhalte gezielt durchsuchbar.
▣
Digitale Unterlagen schaffen Platz und erleichtern den standortunabhängigen Zugriff für berechtigte Mitarbeiter.
✓
Projektablauf, Dateibenennung, Ausgabeformate und Qualitätsprüfungen werden vor Projektbeginn abgestimmt und nachvollziehbar dokumentiert.
DOKUMENTARTEN
Gemischte Inhalte sind kein Problem. Für unterschiedliche Dokumenttypen setzen wir geeignete Scanverfahren ein.
Akten mit Schriftverkehr, Formularen, Zeichnungen und gefalteten Plänen.
Vertrauliche HR-Unterlagen mit individuell abgestimmter Akten- und Registerstruktur.
Strukturierte Digitalisierung von Vertragsunterlagen, Policen und Nachweisen.
Scannen, OCR und Benennung nach Nummer, Jahr, Lieferant oder anderen Merkmalen.
Gefaltete oder lose Großformate werden separat und passend zum Projekt digitalisiert.
Schonende Digitalisierung mit geeigneter Technik, wenn Einzugsscanner nicht infrage kommen.
PROJEKTABLAUF
Vom ersten Abstimmungsgespräch bis zur Übergabe der Daten bleibt der Ablauf transparent und planbar.
1
Wir besprechen Menge, Dokumentarten, gewünschte Dateien, Benennung und Zusatzleistungen.
2
Die Unterlagen werden nach Vereinbarung abgeholt, gekennzeichnet und sicher transportiert.
3
Klammern, Klarsichthüllen und erforderliche Bindungen werden entfernt. Register, Trennblätter und die vereinbarte Reihenfolge werden berücksichtigt.
4
Die Dokumente werden mit geeigneter Technik digitalisiert und auf Wunsch durchsuchbar gemacht.
5
Bildqualität, Vollständigkeit, Dateizuordnung und vereinbarte Merkmale werden geprüft.
6
Sie erhalten die Dateien im vereinbarten Format. Die Originale werden zurückgegeben, eingelagert oder durch einen spezialisierten externen Partner vernichtet.
FLEXIBLE LEISTUNGEN
Nicht jedes Projekt benötigt den vollständigen Leistungsumfang. Auf Wunsch können Sie einzelne Vorbereitungsschritte selbst übernehmen. Wir stimmen klar ab, welche Arbeiten bei Ihnen und welche bei Alphapreis erfolgen.
TECHNIK UND SICHERHEIT
Je nach Dokumentenart und Projektanforderung kommen Produktionsscanner, Großformatscanner oder schonende Aufsichtscanner zum Einsatz.
Für große Mengen loser und vorbereiteter Dokumente.
Für technische Zeichnungen und Pläne bis DIN A0 und darüber hinaus.
Für empfindliche, gebundene oder nicht einziehbare Originale.
Für erhöhte Anforderungen stimmen wir technische und organisatorische Vorgaben des ersetzenden Scannens individuell mit Ihnen ab.
WARUM ALPHAPREIS?
Alphapreis ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert. Qualität und Informationssicherheit werden strukturiert gesteuert.
Sie erhalten klare Zuständigkeiten und eine direkte Abstimmung über Projektumfang, Termine und Änderungen.
Ausgabe, Dateibenennung, Indexdaten und Übergabe werden an Ihre bestehenden Systeme und Abläufe angepasst.
Unterlagen aus Verwaltung, Personalwesen, Bauwesen, Gesundheitswesen und Industrie werden projektbezogen verarbeitet.
PREISORIENTIERUNG
Die tatsächlichen Kosten hängen unter anderem von Blattzahl, Vorbereitung, Struktur, Plananteil und gewünschter Datenerfassung ab.
28,00 € / Ordner*
✓ bis ca. 350 Blatt je Ordner
✓ übliche Belegvorbereitung
✓ 300 dpi in Farbe
✓ OCR-Texterkennung
✓ PDF/A und einfache Dateibenennung
✓ vereinbarte Qualitätskontrolle
Häufig angefragt
25,00 € / Ordner*
✓ bis ca. 350 Blatt je Ordner
✓ übliche Belegvorbereitung
✓ 300 dpi in Farbe
✓ OCR-Texterkennung
✓ PDF/A und einfache Dateibenennung
✓ vereinbarte Qualitätskontrolle
22,00 € / Ordner*
✓ bis ca. 350 Blatt je Ordner
✓ übliche Belegvorbereitung
✓ 300 dpi in Farbe
✓ OCR-Texterkennung
✓ PDF/A und einfache Dateibenennung
✓ vereinbarte Qualitätskontrolle
* Beispielpreise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Maßgeblich ist das individuelle Angebot. Zusätzlicher Aufwand, etwa für stark gemischte Bestände, Pläne, aufwendige Rücksortierung oder umfangreiche Metadatenerfassung, wird projektbezogen kalkuliert.
TRANSPARENT ERKLÄRT
Bei Digitalisierungsprojekten werden viele Leistungen mit Fachbegriffen beschrieben. Hier sehen Sie konkret, welche Arbeitsschritte dahinterstehen und welchen Nutzen sie für Ihr Projekt haben.
1
Die Unterlagen werden aus den Ordnern entnommen. Normale Büro- und Heftklammern werden entfernt, damit die Seiten sicher und vollständig verarbeitet werden können.
2
Alle Seiten eines Ordners werden zu einer zusammengehörigen PDF- oder PDF/A-Datei verarbeitet. So bleibt die ursprüngliche Zuordnung des Ordners erhalten.
3
Jede Datei erhält einen vorher vereinbarten Namen, beispielsweise anhand einer Ordnernummer, Aktennummer, Adresse oder der Beschriftung des Ordnerrückens.
Bauakte_Musteradresse_12.pdf
4
Der beschriftete Ordnerrücken wird fotografiert oder gescannt. Die darauf enthaltenen Informationen können dokumentiert, als Deckblatt verwendet oder für die Dateibenennung übernommen werden.
5
Unterlagen hinter Registern oder Trennblättern können auf Wunsch in einzelne Dateien getrennt oder innerhalb einer PDF mit Lesezeichen strukturiert werden.
Die Registertrennung ist eine zusätzliche Leistung und nicht automatisch Bestandteil einer einfachen Datei je Ordner.
6
Nach dem Scannen werden die Unterlagen entsprechend der vereinbarten Reihenfolge wieder in die Ordner eingelegt. Der Aufwand richtet sich danach, wie genau der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden soll.
BEISPIELPROJEKT
Anhand eines realistischen Musterprojekts zeigen wir, wie sich Menge, Blattzahl und Leistungsumfang auf die Gesamtkosten auswirken.
120 Ordner
ca. 350 Blatt je Ordner
ca. 42.000 Seiten
25,00 € je Ordner
Das Beispiel dient der unverbindlichen Orientierung. Zusätzlicher Aufwand, beispielsweise durch zahlreiche Klarsichthüllen, besondere Bindungen, Registertrennung, Pläne, Rücksortierung, Transport oder umfangreiche Metadatenerfassung, wird projektspezifisch kalkuliert.
HÄUFIGE FRAGEN
Nein. Alphapreis kann die vollständige Belegvorbereitung übernehmen. Alternativ können einzelne Arbeiten als Eigenleistung erfolgen, um den Aufwand zu reduzieren.
Ja, sofern dies vereinbart wurde. Register, Trennblätter und vorhandene Strukturen können bei der Digitalisierung berücksichtigt werden.
Standardmäßig sind PDF und PDF/A möglich. Je nach Projekt können außerdem TIFF, JPG sowie strukturierte Index- oder Metadatendateien bereitgestellt werden.
Ja. Gefaltete oder lose Pläne werden entnommen und mit geeigneter Großformattechnik separat digitalisiert.
Die Originale können zurückgeliefert, nach Vereinbarung eingelagert oder durch einen spezialisierten externen Vernichtungspartner vernichtet werden.
Die Übergabe erfolgt abhängig von Datenmenge und Sicherheitsanforderung über einen vereinbarten Datenträger oder einen verschlüsselten Übertragungsweg.
Teilen Sie uns Menge, Dokumentart und gewünschte Struktur mit. Sie erhalten eine realistische Einschätzung und ein passendes Angebot.