Alphapreis digitalisiert Bauakten mit Schriftgut, Genehmigungen, Zeichnungen und großformatigen Plänen und überführt diese in eine klar strukturierte digitale Bauakte.
Für Städte, Gemeinden, Bauämter, Wohnungswirtschaft und Unternehmen in Bayern und bundesweit.
✓ Schriftgut und Pläne aus einer Hand
✓ PDF/A, OCR und Metadaten
✓ ISO 9001 und ISO 27001
✓ Digitalisierung in Deutschland
Schriftgut, Pläne, Dateinamen und Indexdaten werden als Zusammengehöriges Ergebnis strukturiert.
Qualitätsmanagement
Informationssicherheit
Digitalisierung am Standort Dillingen
Abholung nach Vereinbarung
Schriftgut und Baupläne
WARUM BAUAKTEN EIGENE PROZESSE BRAUCHEN
Scanqualität, Plan-Zuordnung, Dateistruktur und spätere Nutzung müssen gemeinsam gedacht werden.
01
Schriftverkehr, Genehmigungen, Fotos, Berechnungen und Zeichnungen liegen häufig gemeinsam in einer Akte.
02
Neben DIN-A4- und DIN-A3-Unterlagen enthalten Bauakten gefaltete Pläne bis DIN A0+ und Sonderformate.
03
Aktenzeichen, Adresse, Objekt und zugehörige Pläne müssen auch digital zuverlässig zusammenbleiben.
TYPISCHE BESTANDTEILE
Der Bestand wird vor Projektbeginn betrachtet. So können passende Scanverfahren und eine realistische Aktenstruktur festgelegt werden.
Bauanträge, Genehmigungen, Bescheide, Formulare und Schriftverkehr.
Berechnungen, Statiken, Nachweise, Skizzen und technische Dokumentationen.
Fotos, Lagepläne, Grundrisse, Schnitte, Ansichten und gefaltete Baupläne.
Register, Trennblätter, Umschläge, Heftungen, Klammern und Einlagen.
VON DER PAPIERAKTE ZUR DIGITALEN BAUAKTE
Eine Datei je Bauakte, getrennte Dokumentarten, separate Plan-Dateien oder eine DMS-Struktur: Entscheidend ist die spätere Nutzung.
ORIGINALBESTAND
● Schriftverkehr und Formulare
● Genehmigungen und Berechnungen
● Fotos und Zeichnungen
● gefaltete Baupläne
● Register und Aktenkennzeichen
DIGITALES ERGEBNIS
Die konkrete Struktur wird nach den Anforderungen des Auftraggebers festgelegt.
✓ PDF oder PDF/A
✓ OCR und Lesezeichen
✓ CSV oder XLSX
✓ DMS-Vorbereitung
LEISTUNGEN UND PROJEKTABLAUF
Alphapreis übernimmt einzelne Arbeitsschritte oder den vollständigen Prozess. Umfang und Prüfkriterien werden projektbezogen festgelegt.
Bestandsaufnahme, Kennzeichnung, Abholung, Transportbehälter und Projektplanung.
Klammern und Bindungen entfernen, Pläne entfalten, Aktenstruktur und Zuordnung sichern.
Scannen in Farbe, üblicherweise 300 dpi, Großformatscannen, Ausrichtung und Zuschnitt.
OCR, PDF/A, Dateitrennung, Benennung, Metadaten und sichere Datenbereitstellung.
1
Menge, Formate und Anforderungen klären.
2
Dateien, Benennung und Metadaten abstimmen.
3
Kennzeichnung, Abholung und Zugriff regeln.
4
Schriftgut und Pläne geordnet vorbereiten.
5
Passende Scanverfahren einsetzen.
6
Lesbarkeit, Vollständigkeit und Zuordnung kontrollieren.
7
Dateien und Originale vereinbarungsgemäß bereitstellen.
SCHRIFTGUT UND PLÄNE SICHER ZUORDNEN
Gefaltete Pläne werden entnommen, passend digitalisiert, eindeutig benannt und nach der vereinbarten Logik wieder mit der Akte zusammengeführt.
01
Schriftgut und Pläne werden in einer abgestimmten Gesamtstruktur ausgegeben.
02
Pläne werden einzeln gespeichert und über Aktenzeichen, Adresse oder Objekt eindeutig zugeordnet.
03
Dokumente und Pläne werden getrennt und mit passenden Indexdaten für das Zielsystem vorbereitet.
DATEIBENENNUNG UND METADATEN
Die Benennung kann beispielsweise Aktenzeichen, Adresse, Flurstück, Objektbezeichnung, Dokumentart, Planart oder Planstand enthalten.
✓ eindeutige Dateinamen
✓ Indexdaten als CSV oder XLSX
✓ Ordner- und Dokumentstrukturen
✓ Vorbereitung einer DMS-Übernahme
Wichtig: Benennung, Ordnerstruktur und Importdaten werden anhand der Anforderungen des vorgesehenen Zielsystems abgestimmt.
QUALITÄT, SICHERHEIT UND ORIGINALE
Projektanforderungen, Zuständigkeiten und Prüfungen werden vor Beginn festgelegt. So bleibt der Ablauf nachvollziehbar und planbar.
Prüfung von Lesbarkeit, Vollständigkeit, Dateibenennung sowie Akten- und Plan-Zuordnung.
ISO 27001, geregelte Zugriffe, Digitalisierung in Deutschland und abgestimmte Datenübergabe.
Scan-on-Demand, Rücksortierung, Rücklieferung, Einlagerung oder Vernichtung nach schriftlicher Freigabe.
ZIELGRUPPEN UND PROJEKTERFAHRUNG
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Bestand, Zielsystem und Nutzung. Deshalb wird jedes Projekt fachlich und organisatorisch abgestimmt.
Städte, Gemeinden, Bauämter, Landratsämter und kommunale Archive.
Wohnungsbaugesellschaften, Immobilienunternehmen, Hausverwaltungen und Bestandshalter.
Architektur- und Ingenieurbüros, Projektentwickler und technische Verwaltungen.
Große Mengen, gemischte Formate und strukturierte Zuordnung.
Projektbezogene Ordner und Plananlagen mit abgestimmter Dateistruktur.
Großformatige Zeichnungen mit eindeutiger Benennung und Qualitätskontrolle.
KOSTENFAKTOREN
Ein fester Preis je Bauakte wäre häufig irreführend. Entscheidend sind Umfang, Plananteil, Vorbereitung und gewünschte digitale Struktur.
Anzahl und durchschnittlicher Seitenumfang.
Anzahl, Format, Faltung und Zustand der Pläne.
Klammern, Bindungen, Hüllen und gemischte Inhalte.
Gesamtdatei, Dokumententrennung oder Plan-Einzeldateien.
Benennung, Erfassung und DMS-Importdaten.
Rücksortierung, Transport, Rückgabe oder Vernichtung.
HÄUFIGE FRAGEN
Schriftverkehr, Anträge, Genehmigungen, Formulare, Fotos, Berechnungen, Zeichnungen und zugehörige Pläne können innerhalb eines abgestimmten Projekts verarbeitet werden.
Ja. Die Pläne werden entnommen, entfaltet, separat mit geeigneter Großformattechnik digitalisiert und anschließend nach der vereinbarten Logik zugeordnet oder zurücksortiert.
Die Zuordnungslogik wird vor Projektbeginn festgelegt. Möglich sind beispielsweise Aktenzeichen, Adresse, Objektnummer, Barcode oder strukturierte Indexdaten.
Für viele Bestände sind 300 dpi in Farbe ein geeigneter Standard. Bei besonderen Vorlagen oder Anforderungen werden Auflösung und Farbmodus angepasst.
Ja. PDF und PDF/A sind möglich. Die konkrete Variante wird anhand des vorgesehenen Archiv-, DMS- oder Arbeitsprozesses festgelegt.
OCR kann für Schriftgut eingesetzt werden. Die Erkennungsqualität hängt von Schriftbild, Kontrast und Zustand der Vorlagen ab.
Zum Beispiel nach Aktenzeichen, Adresse, Flurstück, Objekt, Dokumentart, Planart oder Planstand. Die Benennungsregel wird projektbezogen abgestimmt.
Index- und Metadaten können als CSV oder XLSX bereitgestellt werden. Aufbau und Felder richten sich nach den Anforderungen des Zielsystems.
Über einen abgestimmten Scan-on-Demand-Prozess können benötigte Unterlagen priorisiert digitalisiert und sicher bereitgestellt werden.
Die Kosten hängen von Aktenumfang, Plananteil, Vorbereitung, gewünschter Struktur, Metadaten, Rücksortierung und Logistik ab. Wer umfangreiche Bauakten digitalisieren lassen möchte, erhält deshalb ein projektbezogenes Angebot.
Teilen Sie uns Anzahl der Bauakten, ungefähren Seitenumfang, Planformate, gewünschte Dateistruktur und Standort mit. Sie erhalten eine realistische Einschätzung für Ihr Projekt.