- bis ca. 350 Blatt
- 300 dpi in Farbe
- OCR und PDF/A
- einfache Dateibenennung
FAQ · Kosten · Projektwissen
Was kostet die Digitalisierung? Welche Leistungen sind enthalten? Was geschieht vor, während und nach dem Projekt? Und muss ein DMS bereits vorhanden sein?
Kosten · Leistungen · Kalkulation
Die Menge allein bestimmt noch keinen verlässlichen Projektpreis. Entscheidend sind Bestand, Vorbereitung, Struktur und das digitale Ergebnis.
* Unverbindliche Beispielpreise für den beschriebenen Standardumfang, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Maßgeblich ist das individuelle Angebot.
Für lose, einheitliche und gut verarbeitbare Standardpläne.
Transparent verglichen
Nicht das Papier allein bestimmt den Preis. Manuelle Vorbereitung, Trennung, Datenerfassung und der Umgang mit den Originalen machen den Unterschied.
Vorher · Währenddessen · Danach
Jede Phase hat klare Entscheidungen, Ansprechpartner und Ergebnisse. So bleibt der Weg vom Papier bis zur nutzbaren Datei nachvollziehbar.
Bestand, Struktur, Ausgabe, Logistik, Datenschutz und Umgang mit Originalen abstimmen. Muster oder Testbestand schaffen Klarheit.
Übernehmen, kennzeichnen, vorbereiten, scannen, strukturieren und anhand der vereinbarten Kriterien kontrollieren.
Dateien abnehmen, Originale wie vereinbart behandeln und digitale Kundendaten spätestens 90 Tage nach Auslieferung löschen.
Die Kosten richten sich nach Dokumentenart, Menge, Zustand und gewünschtem digitalen Ergebnis. Für Standardordner mit bis zu etwa 350 Blatt gelten derzeit folgende unverbindliche Preisorientierungen: 28,00 € je Ordner bei 50–99 Ordnern, 25,00 € bei 100–299 Ordnern und 22,00 € ab 300 Ordnern.
Für lose Standardpläne liegt die Orientierung ab 100 Plänen bei 1,95 € und ab 1.000 Plänen bei 1,75 € je Plan. Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Verbindlich ist das individuelle Angebot.
Die passende Kalkulationseinheit hängt vom Bestand ab. Vergleichbare Standardordner können anhand einer vereinbarten Blattmenge je Ordner kalkuliert werden. Lose Pläne werden nach Anzahl und Format betrachtet. Bei stark unterschiedlich gefüllten Akten oder Sonderformaten ist dagegen der tatsächliche Seiten- und Bearbeitungsumfang entscheidend.
Wichtig ist immer der enthaltene Leistungsumfang: Vorbereitung, Struktur, OCR, PDF/A, Benennung und Qualitätskontrolle werden im Angebot nachvollziehbar festgelegt.
Die veröffentlichten Ordnerpreise beziehen sich auf bis zu etwa 350 Blatt je Ordner. Enthalten sind die übliche Belegvorbereitung, das Entfernen normaler Büro- und Heftklammern, 300 dpi in Farbe, OCR-Texterkennung, PDF/A, eine einfache Dateibenennung und die vereinbarte Qualitätskontrolle.
Registertrennung, umfangreiche Metadaten, Pläne, Sonderformate, genaue Rücksortierung, Transport oder DMS-Aufbereitung werden nur berücksichtigt, wenn sie benötigt und angeboten werden. Leistungsumfang ansehen →
Bei größeren, einheitlichen Beständen lassen sich Planung, Einrichtung und Produktion effizienter auf viele Ordner oder Pläne verteilen. Wiederkehrende Strukturen ermöglichen einen gleichmäßigeren Ablauf.
Der niedrigere Stückpreis bedeutet keine geringere Scanqualität. Auflösung, OCR, Dateiformat, Benennung und vereinbarte Qualitätskontrolle bleiben bestehen. Stark wechselnde Formate oder viele Sonderfälle können den Mengenvorteil jedoch reduzieren.
Zusätzliche Kosten entstehen vor allem durch manuelle Arbeit: viele Klammern oder Hüllen, geklebte oder beschädigte Seiten, gefaltete Pläne, besondere Bindungen, gemischte Formate, detaillierte Dokumententrennung, zahlreiche Metadatenfelder oder vollständige Rücksortierung.
Auch Transport, enge Terminfenster, Scan-on-Demand, zusätzliche Masterdateien oder ein projektspezifischer DMS-Import können den Aufwand beeinflussen.
Nach vorheriger Abstimmung können Kunden geeignete Vorbereitungsschritte selbst übernehmen: nicht benötigte Unterlagen aussortieren, Ordner eindeutig beschriften, Aktenlisten bereitstellen, Register kennzeichnen oder Klammern und Hüllen entfernen.
Wichtig ist, dass Zuordnung und Reihenfolge erhalten bleiben. Deshalb wird vorher klar festgelegt, welche Arbeiten beim Kunden und welche bei Alphapreis erfolgen.
Ein pauschaler Preis wäre irreführend. Fünf eindeutig beschriftete Register lassen sich wesentlich wirtschaftlicher verarbeiten als viele unmarkierte Einzeldokumenttypen.
Register, Trennblätter, Barcodes oder andere eindeutige Merkmale reduzieren den Aufwand. Die Klassifizierung hunderter unmarkierter Dokumenttypen gehört nicht pauschal zum Standardumfang.
Entscheidend sind die Anzahl der Dateien, die benötigten Felder und die Datenquelle. Eine vorhandene Aktenliste mit eindeutigen Nummern ist schneller zu übernehmen als Angaben, die aus jedem Dokument manuell gelesen und geprüft werden müssen.
Steht das DMS noch nicht fest, kann zunächst ohne umfangreiche Metadatenerfassung digitalisiert und später gezielt ergänzt werden.
Pläne werden nicht wie DIN-A4-Seiten kalkuliert. Lose Standardpläne beginnen ab 100 Stück bei 1,95 € je Plan und ab 1.000 Stück bei 1,75 € je Plan.
Gefaltete Pläne aus Bauakten sind aufwendiger, weil sie entnommen, entfaltet, großformatig gescannt, benannt und wieder eindeutig zugeordnet werden. Mehr zu Plänen →
Diese Bestände können äußerlich ähnlich wirken und trotzdem völlig unterschiedliche Bearbeitungszeiten verursachen. Plananteil, Seitenumfang, Register, Scan-on-Demand, Material, Siegel oder Detailaufnahmen verändern das notwendige Verfahren.
Alphapreis betrachtet deshalb Muster, durchschnittlichen Umfang und gewünschtes Ergebnis, bevor ein belastbares Angebot entsteht.
Verbindlich sind Leistungsumfang und Preis des individuellen Angebots. Die Kalkulation basiert auf den bekannten Angaben zu Menge, Dokumentenarten, Vorbereitung, Struktur und Logistik.
Weicht der Bestand wesentlich davon ab, werden Auswirkungen auf Aufwand, Termin und Preis geprüft und mit dem benannten Ansprechpartner abgestimmt.
DMS noch nicht einsatzbereit?
Die Einführung eines DMS oder ERP und die Digitalisierung des Papierarchivs müssen nicht nacheinander stattfinden.
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Für ein belastbares Angebot werden vor allem Dokumentenart, ungefähre Menge, durchschnittlicher Füllstand, Zustand, Standort und gewünschtes digitales Ergebnis benötigt. Wichtig sind außerdem Dateibenennung, Register- oder Dokumententrennung, Metadaten, Rücksortierung, Transport und der spätere Umgang mit den Originalen.
Bei besonderen Beständen helfen Fotos, eine Aktenliste oder einige repräsentative Muster. So kann der Aufwand realistisch eingeordnet werden, ohne dass jedes Blatt vorher gezählt werden muss.
Eine Kombination aus Ordnerzahl, durchschnittlichem Füllstand und Stichprobe reicht meist aus. Dazu werden einige typische, sehr dünne und sehr volle Ordner betrachtet und die durchschnittliche Blattmenge abgeschätzt.
Bei losen Akten können Behälter, laufende Meter oder vorhandene Bestandslisten als Grundlage dienen. Für die endgültige Kalkulation wird dokumentiert, auf welchen Annahmen die Schätzung beruht.
Für viele standardisierte Bestände reichen aussagekräftige Fotos und einige repräsentative Muster zunächst aus. Sichtbar sein sollten Füllstand, Ablageform, Register, Klammern, Hüllen, Formate und mögliche Sonderfälle.
Bei großen, uneinheitlichen oder empfindlichen Beständen kann zusätzlich eine Besichtigung, Stichprobe oder Testdigitalisierung sinnvoll sein. Sie schafft eine bessere Grundlage für Preis, Zeitplan und Qualitätskriterien.
Nein. Alphapreis kann die vereinbarte Belegvorbereitung übernehmen. Dazu können das Entnehmen aus Ordnern, das Entfernen üblicher Klammern und Hüllen sowie die Vorbereitung für das passende Scanverfahren gehören.
Freiwillige Eigenleistungen sind möglich, wenn sie vorher abgestimmt werden. Dabei muss gewährleistet bleiben, dass Zuordnung, Vollständigkeit und Reihenfolge nicht verändert werden.
Ausgangspunkt ist die spätere Nutzung: Soll je Ordner eine PDF entstehen, werden Register getrennt oder benötigt ein DMS einzelne Dokumente? Daraus werden eindeutige Dateinamen, Ordnerpfade, Ausgabeformate und gegebenenfalls Metadatenfelder abgeleitet.
Vor Produktionsbeginn wird die Logik anhand von Beispielen festgehalten. Ein Testbestand zeigt, ob Benennung, Struktur und Suchmöglichkeiten zum Arbeitsablauf des Kunden passen.
Die Dauer hängt von Menge, Dokumentzustand, Vorbereitungsaufwand, Trennlogik, Metadaten und Rücksortierung ab. Ein homogener Serienbestand lässt sich schneller planen als gemischte Akten mit vielen Sonderformaten.
Im Angebot wird ein realistischer Zeitraum beziehungsweise ein abgestimmter Produktionsplan festgelegt. Prioritäten, Teillieferungen oder Scan-on-Demand können bei Bedarf zusätzlich vereinbart werden.
Standort, Termin, Verpackung, Behälter, Ansprechpartner und Übergabepunkte werden projektbezogen festgelegt. Ordner, Akten oder Boxen erhalten eindeutige Kennzeichnungen, damit die Zuordnung über Transport und Produktion hinweg erhalten bleibt.
Je nach Projekt kommen Bestandslisten oder Übergabeprotokolle hinzu. Transportkosten und besondere Sicherheitsanforderungen werden im Angebot separat berücksichtigt.
Nach der Übergabe werden Bestände übernommen, gekennzeichnet und dem vereinbarten Projektablauf zugeordnet. Danach folgen Belegvorbereitung, Digitalisierung, OCR, Dateierzeugung, Benennung und die festgelegten Qualitätsprüfungen.
Gemischte Formate oder Pläne werden mit geeigneter Technik verarbeitet und wieder eindeutig ihrer Akte zugeordnet. Erst nach den vereinbarten Prüfungen werden Daten für Test- oder Gesamtauslieferung bereitgestellt.
Eindeutige Ordner-, Akten- oder Behälternummern bilden die Grundlage. Vorhandene Register, Kundenlisten und vereinbarte Kennzeichnungen werden in den Arbeitsablauf übernommen.
Die gewünschte Rücksortierungstiefe wird vorher definiert: von der gruppierten Rückgabe bis zum Wiederaufbau nach Registern. Je genauer die physische Rekonstruktion sein soll, desto höher ist der manuelle Aufwand.
Übliche Büro- und Heftklammern sowie geeignete Hüllen können im Rahmen der vereinbarten Belegvorbereitung entfernt werden. Bindungen, geklebte Seiten, kleine Belege oder relevante Klebezettel benötigen gegebenenfalls ein angepasstes Vorgehen.
Entscheidend ist, welche Bestandteile Informationswert besitzen und wie die Originale zurückgegeben werden sollen. Besondere oder unerwartete Fälle werden dokumentiert und bei wesentlichem Mehraufwand abgestimmt.
Großformate werden aus der Akte entnommen und mit passender Großformattechnik digitalisiert. Schriftgut und Plan können deshalb technisch getrennt verarbeitet werden.
Über Aktennummer, Dateinamen, Platzhalter oder vereinbarte Struktur werden die Dateien anschließend wieder zusammengeführt. Soll der Plan physisch zurück in dieselbe Position, muss diese Rücksortierungstiefe vorab vereinbart werden.
Die Prüfungen richten sich nach dem vereinbarten Qualitätskonzept. Typische Kriterien sind Lesbarkeit, Vollständigkeit im definierten Prüfumfang, Seitenorientierung, Dateiformat, Benennung, Zuordnung und die technische Verwendbarkeit der Dateien.
Bei strukturierten Projekten können zusätzlich Stichproben, Mengenabgleiche, Prüflisten oder ein freigegebener Testbestand eingesetzt werden. ISO 9001 und ISO 27001 bilden dabei den organisatorischen Rahmen für Qualität und Informationssicherheit.
Abweichungen werden zunächst bewertet und dokumentiert. Einzelne übliche Sonderfälle lassen sich häufig im vereinbarten Prozess auffangen; größere Mengenabweichungen, zusätzliche Formate oder neue Strukturwünsche können Zeit und Preis beeinflussen.
Wesentliche Mehrleistungen werden mit dem benannten Ansprechpartner abgestimmt, bevor sie für den Gesamtbestand umgesetzt werden. So bleibt die Entscheidung nachvollziehbar.
Für solche Fälle kann Scan-on-Demand vereinbart werden. Die benötigte Akte wird anhand ihrer Kennzeichnung gesucht, priorisiert digitalisiert, geprüft und über den abgestimmten sicheren Weg bereitgestellt oder physisch zurückgegeben.
Reaktionszeit, Ansprechpartner und mögliche Zusatzkosten werden vorab festgelegt. Ohne eindeutige Aktennummer oder Bestandsliste kann die Suche deutlich länger dauern.
Die Übergabe erfolgt über einen im Projekt abgestimmten Weg, beispielsweise auf einem geeigneten Datenträger oder über eine abgesicherte Datenbereitstellung. Umfang, Ordnerstruktur und mögliche Indexdateien werden vorab festgelegt.
Bei Cloud-Bereitstellung kann IONOS beziehungsweise HiDrive als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden. Zugang und Bereitstellungszeitraum werden projektbezogen geregelt.
Ja. Ein repräsentativer Testbestand ist besonders bei neuen Benennungsregeln, Metadaten, Dokumententrennung oder DMS-Importen sinnvoll. Der Kunde prüft Struktur, Dateiformat, Anzeige und Suchbarkeit anhand echter Beispiele.
Nach Freigabe werden die bestätigten Regeln auf den Gesamtbestand übertragen. Änderungen nach Beginn der Serienproduktion können zusätzlichen Aufwand verursachen.
Prüfumfang, Rückmeldeweg und Abnahmezeitraum werden im Projekt festgelegt. Beanstandungen sollten eine eindeutige Datei- oder Aktennummer sowie eine konkrete Beschreibung enthalten.
Alphapreis prüft die Rückmeldung gegen die vereinbarten Anforderungen und bearbeitet berechtigte Abweichungen entsprechend der Projektvereinbarung. Neue Wünsche, die über den bestätigten Leistungsumfang hinausgehen, werden separat bewertet.
Je nach Vereinbarung werden Originale zurückgegeben, für einen definierten Zeitraum eingelagert oder nach Freigabe vernichtet. Die Entscheidung liegt beim Auftraggeber und wird vor Projektbeginn dokumentiert.
Eine Vernichtung erfolgt niemals automatisch nach dem Scannen. Sie setzt eine ausdrückliche schriftliche Freigabe voraus und kann vor Ort durch Regens Wagner durchgeführt werden.
Ja, wenn die gewünschte Tiefe vorab definiert und kalkuliert wurde. Möglich sind beispielsweise die Rückgabe je Ordner, die Wiederherstellung vorhandener Register oder eine detailliertere Rücksortierung.
Je genauer einzelne Blätter, Pläne oder Trennlagen wieder an ihre ursprüngliche Position gebracht werden müssen, desto höher ist der manuelle Aufwand. Eine unklare Vorgabe lässt sich nach der Produktion oft nicht zuverlässig rekonstruieren.
Erst nachdem der Auftraggeber die Vernichtung ausdrücklich und schriftlich freigegeben hat. Vorher bleiben Rückgabe oder vereinbarte Zwischenlagerung maßgeblich.
Der Kunde sollte intern prüfen, ob gesetzliche, vertragliche oder fachliche Aufbewahrungspflichten bestehen und ob die Digitalisate ausreichend geprüft wurden. Alphapreis ersetzt keine rechtliche Einzelfallbewertung.
Digitale Kundendaten werden spätestens 90 Tage nach der Auslieferung gelöscht. Ein kürzerer Zeitraum oder projektspezifische Übergabeschritte können vereinbart werden.
Nach der Löschung kann Alphapreis eine Datei nicht ohne erneute Bereitstellung durch den Kunden zurückholen. Deshalb sollten Daten nach der Übergabe zeitnah geprüft, übernommen und gesichert werden.
Nein. Das Archiv kann bereits vorher in einer abgestimmten Datei- und Ordnerstruktur digitalisiert werden. Die Dateien sind damit sofort nutzbar, während Auswahl, Einführung oder Konfiguration des Zielsystems parallel weiterläuft.
Sobald Pflichtfelder und Importanforderungen feststehen, können geeignete Metadaten und Importinformationen ergänzt und mit einem Testbestand geprüft werden.
Ja. Durchsuchbare PDF- oder PDF/A-Dateien können in einer klaren Ordnerstruktur auf einem abgestimmten Dateisystem bereitgestellt werden. OCR ermöglicht dabei die Volltextsuche innerhalb geeigneter Dokumente.
Wichtig sind stabile Aktenkennzeichen und Dateinamen. Sie erleichtern die tägliche Nutzung und bilden später die Verbindung zu Metadaten und DMS-Feldern.
Auch ohne fertiges DMS sollten eindeutige Akten- oder Projektnummern, eine nachvollziehbare Ordnerstruktur, Dateinamen und die gewünschte Dokumententrennung festgelegt werden. Diese Merkmale sollten möglichst unabhängig von einem einzelnen Softwareprodukt funktionieren.
Je stabiler die Identifikation, desto leichter lassen sich Dateien später mit Listen, Metadaten und Importfeldern verbinden.
Ja, sofern die Digitalisate und vorhandenen Quelldaten eine eindeutige Zuordnung ermöglichen. Metadaten können später aus Aktenlisten übernommen, regelbasiert aus Dateinamen abgeleitet oder – soweit vereinbart – aus Dokumenten erfasst werden.
Nicht vorhandene Informationen lassen sich jedoch nicht automatisch erzeugen. Deshalb sollten wichtige Identifikationsmerkmale schon bei der ersten Digitalisierung erhalten bleiben.
Nach Festlegung des Zielsystems werden Dateipfade, eindeutige IDs, Dokumentarten, Pflichtfelder und das benötigte Importformat abgestimmt. Daraus entsteht ein strukturiertes Datenpaket aus Dateien und gegebenenfalls CSV-, XLSX- oder systemspezifischen Importinformationen.
Ein Testimport prüft Feldmapping, Zeichensätze, Pfade und Zuordnung, bevor der Gesamtbestand vorbereitet wird.
Ja. Sind Zielfelder, Dateiformate und Importlogik bekannt, können Digitalisierung und Metadatenerfassung direkt daran ausgerichtet werden. Notwendig sind technische Vorgaben des Kunden, der IT oder des Systemanbieters.
Nach technischer Abstimmung und erfolgreichem Testimport können Dateien und Metadaten so vorbereitet werden, dass die IT den anschließenden Import mit geringem manuellem Aufwand durchführen kann.
Zunächst werden Zielfelder, Pflichtwerte, Dateiformate, Benennungsregeln und Importweg gemeinsam geklärt. Alphapreis erstellt daraus einen kleinen realistischen Testbestand.
Die IT oder der Systemanbieter importiert und prüft diesen Bestand. Rückmeldungen werden in das Feldmapping und die Ausgabe übernommen; erst nach erfolgreicher Freigabe folgt die Aufbereitung der Gesamtmenge.
Vorhandene Dateien und Quelldaten werden darauf geprüft, ob die neuen Felder daraus zuverlässig erzeugt oder zugeordnet werden können. Ein stabiles Aktenkennzeichen erleichtert Änderungen erheblich.
Informationen, die weder in den Dokumenten noch in Listen vorhanden sind, müssen ergänzt oder neu erfasst werden. Ein Systemwechsel kann deshalb eine neue technische Abstimmung und einen weiteren Testimport erfordern.
PDF ist ein allgemeines Dokumentformat. PDF/A ist eine normierte PDF-Variante für die langfristige Darstellbarkeit, bei der bestimmte für die Archivierung problematische Funktionen eingeschränkt und benötigte Bestandteile eingebettet werden.
Welche PDF/A-Variante und welche zusätzlichen Anforderungen sinnvoll sind, hängt vom Archivierungsziel und gegebenenfalls vom Zielsystem ab. PDF/A allein macht einen Prozess nicht automatisch revisions- oder rechtssicher.
OCR erkennt gedruckte Zeichen im Scan und ergänzt eine maschinenlesbare Textebene. Dadurch lassen sich geeignete PDF-Dateien durchsuchen, Textstellen kopieren und in manchen Systemen besser indexieren.
Das sichtbare Scanbild bleibt erhalten. Die Erkennungsqualität hängt unter anderem von Schrift, Kontrast, Sprache, Seitenzustand und Scanqualität ab.
Nicht zuverlässig im normalen Standardprozess. Handschriften, Fraktur, verblasste Schrift, Stempelüberlagerungen oder beschädigte Vorlagen können deutlich höhere Fehlerraten verursachen.
Ein Muster zeigt, ob spezialisierte Erkennung einen Nutzen bringt. Kritische Namen, Nummern oder Metadaten sollten nicht allein aus ungeprüfter OCR übernommen werden.
Für viele Geschäftsunterlagen sind 300 dpi in Farbe ein guter Ausgangspunkt und Teil des beschriebenen Standardumfangs. Farbe erhält Markierungen, Stempel und Unterschiede, die in Schwarz-Weiß verloren gehen können.
Feine Zeichnungen, Fotos, sehr kleine Schrift oder besondere Vorlagen können eine andere Auflösung oder zusätzliche Dateien erfordern. Die Einstellung wird nach Dokumentart und Nutzungszweck gewählt.
Typische Ausgaben sind PDF oder PDF/A für zusammengehörige Dokumente sowie TIFF oder JPG für einzelne Bilder und besondere Weiterverarbeitungen. Zusätzlich können je nach Projekt OCR-Textebenen und Indexdateien bereitgestellt werden.
Das geeignete Format richtet sich nach Nutzung, Archivierung, Dateigröße, Bildqualität und Anforderungen des Zielsystems.
Die Benennung folgt einer vorab bestätigten Regel, beispielsweise Aktennummer, Projektnummer, Jahr, Register oder Dokumentart. Eindeutige, stabile Merkmale sind wichtiger als lange beschreibende Namen.
Beispiel: Projekt-0123/Projekt-0123_Statik.pdf. Sonderzeichen, führende Nullen und maximale Längen werden bei einem späteren Systemimport mit der IT abgestimmt.
Eine PDF je Akte ist meist wirtschaftlicher und für überschaubare Akten gut nutzbar. Getrennte Dokumente erleichtern dagegen gezielte Ablage, Berechtigungen und DMS-Prozesse, verursachen aber mehr Trenn-, Benennungs- und Prüfaufwand.
Vorhandene Register oder eindeutige Trennblätter machen die Aufteilung zuverlässiger. Die Entscheidung sollte aus der späteren Arbeit mit den Dateien abgeleitet werden.
Je nach Zielsystem können Metadaten beispielsweise als CSV oder XLSX sowie in einem abgestimmten Importformat ausgegeben werden. Typische Felder sind Aktennummer, Dokumentart, Datum, Projekt, Personalnummer und Dateipfad.
Feldnamen, Pflichtwerte, Trennzeichen, Kodierung und Zuordnungslogik werden vorab festgelegt und bei Importszenarien mit einem Testbestand geprüft.
Digitalisiert werden unter anderem Ordner, lose Akten, Projektunterlagen, Bauakten, Personalakten, Pläne, Urkunden, Bücher, Fotos und verschiedene Sonderformate. Entscheidend sind Zustand, Format, Bindung und gewünschtes Ergebnis.
Nicht jeder Bestand läuft über dieselbe Technik. Repräsentative Fotos oder Muster helfen, ein geeignetes und objektschonendes Verfahren festzulegen. Scanservice im Überblick →
Pläne bis DIN A0 und – nach technischer Prüfung – auch größere oder besondere Formate können verarbeitet werden. Material, Breite, Länge, Faltung, Beschädigungen und Transparenz beeinflussen das geeignete Verfahren.
Lose Standardpläne sind wirtschaftlicher als gefaltete oder empfindliche Vorlagen aus Akten. Für Sonderformate wird deshalb anhand von Mustern kalkuliert.
Schriftgut und Pläne werden aus der Akte entnommen, mit jeweils geeigneter Technik digitalisiert und über eine eindeutige Akten- und Dateilogik wieder zusammengeführt. Gefaltete Pläne müssen zusätzlich entfaltet, zugeordnet und gegebenenfalls zurückgeführt werden.
Register, Aktenzeichen und Platzhalter helfen, die Verbindung im digitalen Ergebnis zu erhalten. Mehr zu Bauakten →
Ja, wenn zuverlässige Trennmerkmale vorhanden sind – beispielsweise gekennzeichnete Register, Trennblätter, Barcodes oder eine kundenseitige Liste. Dann kann Alphapreis nach den vereinbarten Regeln strukturieren.
Die inhaltliche Klassifizierung von Dutzenden oder Hunderten unmarkierten Dokumenttypen ist keine pauschale Standardleistung. Ein Muster zeigt, welche Trennung zuverlässig und wirtschaftlich möglich ist. Mehr zu Personalakten →
Empfindliche, gebundene oder wertvolle Originale werden vorab geprüft und mit einem geeigneten, möglichst objektschonenden Verfahren verarbeitet. Je nach Vorlage kommen Aufsicht- oder kamerabasierte Aufnahmen statt eines normalen Einzugsscanners infrage.
Material, Bindung, Öffnungswinkel, Siegel, Vorder- und Rückseite sowie gewünschte Detailaufnahmen bestimmen den Aufwand. Mehr zu Urkunden →
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland. Alphapreis verarbeitet Projektunterlagen nicht im Homeoffice.
Standorte, Übergabewege, Berechtigungen und Datenbereitstellung werden projektbezogen geregelt. Besondere Schutzanforderungen sollten bereits bei der Anfrage genannt werden, damit sie in Ablauf und Angebot berücksichtigt werden können.
ISO 9001 steht für ein Managementsystem zur geregelten Qualität, ISO 27001 für ein Managementsystem der Informationssicherheit. Beide schaffen organisatorische Rahmenbedingungen, Verantwortlichkeiten und überprüfbare Prozesse.
Sie ersetzen jedoch keine projektspezifische Leistungs- oder Sicherheitsvereinbarung. Konkrete Anforderungen werden im Angebot, Projektablauf und gegebenenfalls im AVV festgelegt. Zertifizierungen ansehen →
Wenn Alphapreis personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet und die Voraussetzungen erfüllt sind, wird ein projektbezogener Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Darin werden Gegenstand, Dauer, Datenarten, betroffene Personen, Weisungen und technische beziehungsweise organisatorische Maßnahmen geregelt.
Der konkrete Vertrag wird auf das Projekt und die vereinbarten Unterauftragsverarbeiter abgestimmt.
Der Bereitstellungsweg wird nach Umfang und Schutzbedarf abgestimmt, beispielsweise über einen geeigneten Datenträger oder eine abgesicherte Cloud-Bereitstellung. Bei Cloud-Speicherung beziehungsweise Datenbereitstellung kann IONOS SE / HiDrive eingesetzt werden.
Digitale Kundendaten werden spätestens 90 Tage nach Auslieferung gelöscht. Zugang, Übernahmeprüfung und gegebenenfalls ein kürzerer Bereitstellungszeitraum werden im Projekt festgelegt.
Für Cloud-Speicherung beziehungsweise Datenbereitstellung wird IONOS SE / HiDrive eingesetzt. Die Vernichtung vor Ort kann durch Regens Wagner erfolgen – ausschließlich nach ausdrücklicher schriftlicher Freigabe des Auftraggebers.
Weitere Unterauftragsverarbeiter werden im derzeitigen Standardprozess nicht eingesetzt. Die Angaben werden im projektbezogenen AVV transparent ausgewiesen.
Sonderfälle im Projekt
Ungeplante Situationen werden nicht stillschweigend weiterbearbeitet, sondern nach einer vorher vereinbarten Entscheidungslogik behandelt.
Ehrlich geplant
Nicht jede technische Möglichkeit ist für jeden Bestand zuverlässig oder wirtschaftlich. Das wird vor Projektbeginn offen benannt.
Ihr Bestand · unser Projektprozess
Beschreiben Sie kurz Dokumentenart, Menge und gewünschtes Ergebnis. Wir prüfen, welcher Ablauf zu Ihrem Projekt passt.