Alphapreis digitalisiert Personalakten und Hängehefter vollständig und in der vorhandenen Reihenfolge. Sie erhalten beispielsweise eine PDF- oder PDF/A-Datei je Akte oder – bei eindeutiger Kennzeichnung – eine Trennung nach vorhandenen Registern. OCR, Dateibenennung und Indexdaten werden vor Projektbeginn abgestimmt.
Eine klar benannte Datei je Personalakte – auf Wunsch mit OCR und abgestimmten Indexdaten.
Für Personalabteilungen, Kommunen, Behörden, Unternehmen und soziale Einrichtungen in Bayern und bundesweit.
Zertifiziertes Qualitäts- und Informationssicherheitsmanagement
Projektbearbeitung am Standort Dillingen a. d. Donau
Auf den Auftrag abgestimmt nach Art. 28 DSGVO
Direkter Ansprechpartner bis zur Datenübergabe
Personalakten enthalten vertrauliche personenbezogene Unterlagen und besitzen je nach Arbeitgeber unterschiedliche Ablagestrukturen. Deshalb wird vor Projektbeginn festgelegt, wie die Akten zugeordnet werden, welche Reihenfolge erhalten bleibt und welches digitale Ergebnis benötigt wird.
Eine vollständige PDF-Datei je Personalakte lässt sich ebenso umsetzen wie die Übernahme eindeutig gekennzeichneter Register. Umfangreiche Trennungen nach einzelnen Dokumentarten setzen dagegen eine klare Kennzeichnung oder eine vorbereitete Struktur voraus.
Zugriffe, Transport, Bearbeitung, Datenübergabe und Löschung der Produktionsdaten werden projektbezogen geregelt.
Die Zuordnung kann über Personalnummer, Name, Aktennummer, Barcode oder eine bereitgestellte Personalliste erfolgen.
Die Unterlagen werden in der vorhandenen Reihenfolge digitalisiert. Eindeutig erkennbare Register und Trennblätter können übernommen werden.
Hinweis: Detaillierte Trennungen nach zahlreichen Dokumentarten benötigen eine eindeutige Vorbereitung oder Kennzeichnung durch den Auftraggeber.
Eine Datei je Akte, vorhandene Register, OCR, PDF/A, Dateibenennung und mögliche Indexdaten werden vor Produktionsbeginn festgelegt.
Alphapreis digitalisiert aktive und abgeschlossene Personalakten aus Hängeheftern, Ordnern, Mappen und Archivbeständen. Entscheidend sind eine eindeutige Personenzuordnung und eine vorab festgelegte digitale Ausgabe.
Üblicherweise entsteht eine zusammenhängende PDF- oder PDF/A-Datei je Personalakte. Bereits vorhandene Register, gekennzeichnete Unterakten oder vorbereitete Trennblätter können nach Vereinbarung übernommen werden.
Hängehefter werden vollständig entnommen, vorbereitet und in der vorhandenen Reihenfolge digitalisiert.
Übliche Büro- und Heftklammern sowie Klarsichthüllen können nach Abstimmung entfernt werden.
Bei aktiven Beständen kann zusätzlich ein geregeltes Scan-on-Demand-Verfahren vereinbart werden.
Vor Beginn werden Mengengerüst, Kennzeichnung und gewünschte Dateistruktur geprüft.
Wichtig: Die Aufzählung beschreibt mögliche Inhalte. Eine detaillierte Trennung oder inhaltliche Zuordnung zu zahlreichen Dokumentarten setzt eine eindeutige Kennzeichnung oder Vorbereitung durch den Auftraggeber voraus.
Sind einzelne Angaben noch nicht festgelegt, wird vor Projektbeginn bestimmt, welche Struktur zuverlässig und wirtschaftlich umgesetzt werden kann.
Der spätere Verwendungszweck bestimmt, wie die Personalakten digital ausgegeben werden. Für viele Projekte ist eine vollständige PDF- oder PDF/A-Datei je Personalakte die zuverlässigste und wirtschaftlichste Lösung.
Vor Beginn der Produktion wird festgelegt, welche Kennzeichnung für die Zuordnung verwendet wird, welches Dateiformat benötigt wird und ob zusätzlich OCR, Registertrennung oder eine Indexdatei vorgesehen sind.
Jede Personalakte wird vollständig und in der vorhandenen Reihenfolge digitalisiert. Das Ergebnis ist eine eindeutig benannte PDF- oder PDF/A-Datei.
Erkennbare Register, Trennblätter, Barcodes oder gekennzeichnete Unterakten können als Lesezeichen oder getrennte Dateien übernommen werden.
Voraussetzung: Die Bereiche müssen eindeutig erkennbar oder durch den Auftraggeber vorbereitet sein.
Dateinamen und Indexdaten können anhand vorhandener Aktenkennzeichnungen oder einer bereitgestellten Personalliste erzeugt werden.
Dateien und Indexdaten können für P&I LOGA, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine andere HR-Lösung vorbereitet werden. Benötigte Felder, Dateinamen, Dateiformate und Zuordnungsregeln werden vor Projektbeginn mit dem Auftraggeber beziehungsweise der zuständigen IT abgestimmt.
Voraussetzung sind eindeutige Ausgangsdaten und eine technisch beschriebene Importstruktur. Eine automatische Erkennung und Klassifizierung unmarkierter Einzeldokumente wird nicht pauschal versprochen.
Die dokumentierte Ausgabestruktur bildet die Grundlage für Produktion, Dateibenennung und Qualitätskontrolle.
Jeder Personalaktenbestand besitzt eigene Merkmale. Anzahl und Art der Akten, vorhandene Kennzeichnungen, gewünschte Dateinamen sowie die spätere Verwendung werden deshalb vor Projektbeginn abgestimmt.
Auf dieser Grundlage entsteht ein klarer Projektablauf – von der Bestandsaufnahme und sicheren Abholung bis zur geprüften Datenübergabe und dem vereinbarten Umgang mit den Originalen.
Anzahl, Aktenart, durchschnittlicher Umfang, Standort, aktive Bestände und vorhandene Kennzeichnungen werden erfasst.
Eine Datei je Akte, vorhandene Register, PDF/PDF-A, OCR, Dateibenennung und mögliche Indexdaten werden festgelegt.
Ansprechpartner, Transport, Datenbereitstellung, Scan-on-Demand, Originale und – soweit erforderlich – der AVV werden abgestimmt.
Gekennzeichnete Transportbehälter und Bestandsbereiche sorgen für eine nachvollziehbare Projektzuordnung.
Die Personalakten werden aus Hängeheftern, Ordnern oder Mappen entnommen und für den Scan vorbereitet. Übliche Büro- und Heftklammern werden entfernt, gefaltete Seiten geöffnet und die vorhandene Reihenfolge während der Verarbeitung erhalten.
Personalakten und Hängehefter werden projektbezogen vorbereitet und mit professioneller Scantechnik digitalisiert.
Aktenzuordnung, Lesbarkeit, Seitenorientierung, Dateiformat, Dateiname, OCR und vereinbarte Indexdaten werden geprüft.
Die geprüften Dateien werden sicher bereitgestellt. Originale werden zurücksortiert, zurückgeliefert, eingelagert oder nach schriftlicher Freigabe vernichtet.
Für eine erste Einschätzung genügen häufig Anzahl der Akten, durchschnittliche Seitenzahl, Standort und gewünschte digitale Ausgabe.
Bei Personalakten betrifft Qualität nicht nur die Lesbarkeit. Ebenso wichtig sind die richtige Zuordnung zur jeweiligen Person, die vereinbarte Reihenfolge, ein nachvollziehbarer Dateiname und die korrekte Bereitstellung der digitalen Akte.
Die Prüfkriterien werden vor Projektbeginn entsprechend der gewünschten Ausgabe festgelegt. Kontrolliert wird, was für das Projekt vereinbart und technisch zuverlässig prüfbar ist.
Die vereinbarte Kennzeichnung aus Akte, Bestandsliste, Barcode oder Personalnummer bildet die Grundlage für die eindeutige Zuordnung.
Geprüft werden unter anderem Lesbarkeit, Ausrichtung, Farbmodus und die vollständige Darstellung relevanter Inhalte.
Kontrolliert wird die vollständige Verarbeitung des übergebenen und eindeutig zugeordneten Aktenbestands – nicht die personalfachliche Vollständigkeit.
PDF/PDF-A, Dateiname, Aktenzuordnung, OCR sowie vereinbarte Lesezeichen oder Registertrennungen werden geprüft.
Bei CSV-, XLSX- oder Steuerdateien wird die Übereinstimmung zwischen Akte, Dateiname und vereinbarten Indexfeldern kontrolliert.
Kontrolliert wird die vereinbarte technische und organisatorische Umsetzung: Aktenzuordnung, Scanqualität, Reihenfolge, Dateiname, Dateiformat und gegebenenfalls Indexdaten.
Eine personalwirtschaftliche, arbeitsrechtliche oder inhaltliche Bewertung der einzelnen Dokumente ist nicht Bestandteil der üblichen Digitalisierung. Eine selbstständige Zuordnung unmarkierter Unterlagen zu zahlreichen Dokumentarten erfolgt nur bei eindeutig vorbereiteter und zuverlässig umsetzbarer Struktur.
Personalakten enthalten vertrauliche personenbezogene Informationen. Ihr Schutz beginnt deshalb bereits bei Projektplanung, Aktenübernahme und Festlegung berechtigter Ansprechpartner.
Alphapreis stimmt Verarbeitung, Zugriffe, Datenbereitstellung, Aufbewahrungsfristen und den späteren Umgang mit den Originalen projektbezogen mit dem Auftraggeber ab.
Soweit erforderlich, werden Verarbeitung, Verantwortlichkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie der Umgang mit Daten und Originalen in einem projektbezogenen AVV festgehalten.
Der Zugriff auf Personalakten und Produktionsdaten wird auf die für das Projekt eingesetzten und berechtigten Personen begrenzt.
Gekennzeichnete Transportbehälter und abgestimmte Bestandszuordnungen halten Aktenbereiche während der Bearbeitung nachvollziehbar.
Berechtigte Empfänger, Übergabeweg, Dateiformat, Verzeichnisstruktur und mögliche Index- oder Importdateien werden vor Projektbeginn festgelegt.
Produktionsdaten werden nach vereinbarter Abnahme- und Aufbewahrungsfrist gelöscht. Eine Vernichtung von Papierakten erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher schriftlicher Freigabe.
Alphapreis verfügt über zertifizierte Managementsysteme nach ISO 9001 und ISO 27001. Sie bilden die organisatorische Grundlage für geregelte Qualitäts- und Informationssicherheitsprozesse.
Auch während einer laufenden Digitalisierung können einzelne Personalakten kurzfristig benötigt werden. Mit einem vorher abgestimmten Scan-on-Demand-Verfahren lassen sich angeforderte Akten identifizieren, bevorzugt digitalisieren und sicher bereitstellen.
Anforderungsweg, benötigte Angaben, Bearbeitungsfenster und Datenübergabe werden vor Projektbeginn festgelegt.
Die Anforderung erfolgt durch einen vorher benannten Ansprechpartner und mit eindeutiger Personal- oder Aktenkennzeichnung.
Bestandslisten, Transportbehälterkennzeichnungen, Personalnummern oder Barcodes unterstützen die eindeutige Suche.
Die angeforderte Personalakte wird aus dem regulären Ablauf vorgezogen und in der vorhandenen Reihenfolge verarbeitet.
Aktenzuordnung, Lesbarkeit, Seitenorientierung, Dateiname und Dateiformat werden kontrolliert.
Anforderung, Bereitstellung und anschließende Behandlung der Papierakte werden projektbezogen nachvollziehbar gehalten.
Leistungsgrenze: Scan-on-Demand ist grundsätzlich aktenbezogen. Die Suche nach einzelnen unmarkierten Dokumenten innerhalb einer umfangreichen Akte ist nur nach vorheriger Abstimmung und bei zuverlässig erkennbarer Struktur möglich.
Abholung, Kennzeichnung, Bearbeitung und Rückführung der Personalakten werden vor Projektbeginn festgelegt. Dadurch bleibt klar, welche Bestandsbereiche übernommen wurden und wie die Originale nach Abschluss behandelt werden sollen.
Der notwendige Rücksortierungsumfang unterscheidet sich je Projekt. Eine gruppierte Rückgabe in gekennzeichneten Behältern ist deutlich weniger aufwendig als die vollständige Rücksortierung jeder einzelnen Akte in die ursprüngliche Ablage.
Termin, Standort, Zugang, Ansprechpartner und Übergabeform werden geplant. Bei Bedarf wird ein Übergabe- oder Bestandsprotokoll verwendet.
Behälter, Abteilungen, Aktenbereiche und Sonderfälle werden nach dem vereinbarten Verfahren eindeutig zugeordnet.
Möglich sind eine gruppierte Rückgabe in gekennzeichneten Behältern oder die Rücksortierung in Hängehefter und Ordner nach vereinbarter Tiefe.
Originale werden zurückgeliefert oder nach Vereinbarung eingelagert. Eine Vernichtung erfolgt nur nach ausdrücklicher schriftlicher Freigabe.
Ein pauschaler Preis je Personalakte ist meist nicht aussagekräftig. Der Aufwand hängt unter anderem vom tatsächlichen Seitenumfang, der Vorbereitung, der gewünschten Dateistruktur und dem Umgang mit den Originalen ab.
Für ein belastbares Angebot werden die wesentlichen Projektdaten erfasst. Danach erhält der Auftraggeber eine nachvollziehbare Kalkulation für den vereinbarten Leistungsumfang.
Leere Rückseiten müssen nicht mitgezählt werden, sofern sie nicht ausdrücklich digitalisiert werden sollen.
Bei vertraulichen Personalakten zählt nicht das größte Leistungsversprechen, sondern ein Verfahren, das zum Bestand passt und zuverlässig umgesetzt werden kann.
Alphapreis klärt deshalb vorab, welche Struktur wirtschaftlich sinnvoll ist, welche Kennzeichnungen benötigt werden und wie die Dateien später genutzt werden sollen.
Komplexe Klassifizierungen unmarkierter Dokumente werden nicht pauschal versprochen. Vor Projektbeginn wird klar festgelegt, was zuverlässig umsetzbar ist.
Ein direkter Ansprechpartner begleitet Abstimmung, Projektplanung, Bearbeitung, Datenübergabe und mögliche Änderungen.
Eine Datei je Akte, klar gekennzeichnete Register, OCR, PDF/A, Dateibenennung und Indexdaten werden passend zum Projekt kombiniert.
ISO 9001 und ISO 27001 unterstützen geregelte Qualitäts- und Informationssicherheitsprozesse am Standort Dillingen a. d. Donau.
Die wichtigsten Fragen zur Vorbereitung, Dateistruktur, Sicherheit, Datenübergabe und Behandlung der Originalakten.
Nein. Alphapreis kann die übliche Vorbereitung übernehmen, beispielsweise das Entfernen normaler Büro- und Heftklammern. Für eine detaillierte Trennung nach vielen Dokumentarten sind jedoch eindeutige Register, Trennblätter oder kundenseitige Kennzeichnungen erforderlich.
Ja. Die Unterlagen können aus den Hängeheftern entnommen, vorbereitet und in der vorhandenen Reihenfolge digitalisiert werden. Die Zuordnung erfolgt nach der vereinbarten Personal- oder Aktenkennzeichnung.
Die Unterlagen werden grundsätzlich in der vorhandenen Reihenfolge verarbeitet. Kontrolliert wird die vollständige Verarbeitung des übergebenen und eindeutig zugeordneten Aktenbestands.
Ja. Eine eindeutig benannte PDF- oder PDF/A-Datei je Personalakte ist für viele Projekte die zuverlässigste und wirtschaftlichste Standardausgabe.
Vorhandene und eindeutig erkennbare Register, Barcodes oder vorbereitete Trennblätter können übernommen werden. Eine selbstständige inhaltliche Klassifizierung unmarkierter Dokumente in zahlreiche Dokumentarten ist nicht Bestandteil der üblichen Standarddigitalisierung.
Ja. OCR-Texterkennung und PDF/A können projektbezogen vereinbart werden. Die OCR-Qualität hängt unter anderem von Schriftbild, Vorlagenzustand, Stempeln und handschriftlichen Ergänzungen ab.
Dateinamen und Indexdaten können anhand eindeutiger Aktenkennzeichnungen oder einer bereitgestellten Personalliste erzeugt werden, zum Beispiel mit Personalnummer, Name, Aktennummer, Dateiname und Speicherpfad.
Ja, sofern benötigte Felder, Dateiformate, Benennungsregeln und Importstruktur vor Projektbeginn technisch beschrieben und abgestimmt werden. Ein pauschal automatisch funktionierender Import wird nicht ohne Test und Abstimmung zugesichert.
Zugriffe, Verantwortlichkeiten, Aktenübernahme, Verarbeitung, Datenbereitstellung, Aufbewahrungsfristen und der Umgang mit Originalen werden projektbezogen geregelt. Soweit erforderlich, wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Über ein abgestimmtes Scan-on-Demand-Verfahren kann eine eindeutig bezeichnete Akte priorisiert gesucht, digitalisiert, geprüft und sicher bereitgestellt werden. Das Bearbeitungsfenster wird vor Projektbeginn vereinbart.
Die Originale werden nach Vereinbarung zurücksortiert, zurückgeliefert oder vorübergehend eingelagert. Eine Vernichtung erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher schriftlicher Freigabe.
Die Kosten hängen insbesondere von Aktenanzahl, Seitenumfang, Vorbereitung, gewünschter Dateistruktur, OCR, Indexdaten, Scan-on-Demand, Logistik und Rücksortierung ab. Grundlage ist ein individuelles Projektangebot.
Senden Sie uns Anzahl, durchschnittliche Seitenzahl, Aktenart, Standort, vorhandene Personalnummern oder Register sowie die gewünschte Ausgabe. Wir prüfen einen zuverlässigen und wirtschaftlichen Projektablauf.
Direkter Ansprechpartner · bundesweite Projekte · ISO 9001 & ISO 27001