Wie läuft die Digitalisierung meiner Dokumente ab?

Wir holen Ihre Unterlagen ab, bereiten sie auf und scannen sie gemäß Ihren Anforderungen. Anschließend erhalten Sie strukturierte, digitale Dateien – sicher übertragen, z. B. per verschlüsseltem Datenträger oder Cloud-Link.

Was kostet die Digitalisierung von Akten oder Ordnern?

Die Kosten hängen vom Umfang, Zustand, Scanauflösung und gewünschten Zusatzleistungen ab. Nach einem kurzen Gespräch erhalten Sie ein individuelles, transparentes Angebot.

Werden meine Daten DSGVO-konform verarbeitet?

Ja – wir arbeiten strikt nach der DSGVO. Ihre Unterlagen werden vertraulich behandelt, in gesicherten Bereichen verarbeitet und auf Wunsch verschlüsselt übergeben.

Wie lange dauert die Digitalisierung?

Die Dauer richtet sich nach Projektgröße und Dokumenttyp. Kleine Mengen digitalisieren wir innerhalb weniger Tage, größere Archive in mehreren Wochen. Einen genauen Zeitplan erhalten Sie im Angebot.

Bekomme ich durchsuchbare PDFs (mit OCR)?

Ja – wir bieten durchsuchbare PDF/A-Dateien mit OCR-Texterkennung an. So können Sie Ihre Dokumente später bequem nach Stichworten durchsuchen.

Können Sie auch große Formate wie Baupläne scannen?

Ja – wir digitalisieren technische Zeichnungen und Baupläne bis DIN A0 in Farbe, Graustufen oder Schwarzweiß. Ideal für Architektur, Bau oder Technik.

Wie erfolgt die Strukturierung und Benennung der Dateien?

Wir richten uns nach Ihren Vorgaben – z. B. nach Projektnummer, Jahr, Abteilung oder Betreff. Alternativ schlagen wir eine sinnvolle, durchsuchbare Struktur vor.

Was passiert mit meinen Originaldokumenten nach dem Scannen?

Sie entscheiden: Wir liefern Ihre Originale geordnet zurück oder übernehmen die datenschutzkonforme Vernichtung nach BDSG-Richtlinien.

Digitalisieren Sie auch vertrauliche Unterlagen wie Personalakten?

Ja – wir sind auf die sichere Verarbeitung vertraulicher Akten spezialisiert. Der gesamte Prozess ist verschlossen, geschützt und DSGVO-konform.

Kann ich einen persönlichen Beratungstermin vereinbaren?

Ja – wir beraten Sie gern telefonisch, per Video oder vor Ort. Dabei klären wir Ihren Bedarf und erstellen ein kostenloses, individuelles Angebot.

Welche Formate können Sie liefern (z. B. PDF, TIFF, JPG)?

Wir liefern PDF oder PDF/A als Standard. Alternativ erhalten Sie auf Wunsch TIFF, JPG oder strukturierte Dateiformate – abgestimmt auf Ihr System.

Können Sie meine bestehenden digitalen Ordner ergänzen oder migrieren?

Ja – wir können Scans an Ihre bestehende Ordnerstruktur anpassen oder diese vollständig migrieren. Metadaten und Dateibenennung richten wir nach Ihren Vorgaben ein.

Wie lange werden die digitalisierten Daten bei Ihnen gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie nötig – in der Regel maximal 14 Tage nach Übergabe. Danach erfolgt die sichere Löschung nach DSGVO.

Unsere Digitalisierungsprojekte – Akten, Ordner, Pläne & Personalakten

Alphapreis realisiert deutschlandweit professionelle Digitalisierungsprojekte für Unternehmen, Behörden und öffentliche Einrichtungen. Unsere Expertise umfasst die Digitalisierung von Akten, Ordnern, Personalakten, Bauakten, Plänen und weiteren Dokumenten. Mit modernster Scan-Technik, OCR-Erkennung und revisionssicherer Verarbeitung sorgen wir dafür, dass Ihre Dokumente effizient, strukturiert und DSGVO-konform digitalisiert werden.

Ausländerakten digitalisieren – sicher & DSGVO-konform

Unser Scanservice für Ausländerakten ermöglicht die sichere Digitalisierung von personenbezogenen Unterlagen, Aufenthaltstiteln und Dokumenten für Behörden, Kommunen und Organisationen. Dabei garantieren wir vollständige DSGVO-Konformität und eine strukturierte Indexierung.

15.000 Ausländerakten mit 2.800.000 Seiten

Bauakten & Zeichnungen digitalisieren

Für Bauakten und technische Unterlagen übernehmen wir deutschlandweit die Digitalisierung von Projektordnern, Bauplänen und Immobilienakten – inklusive Zeichnungen bis DIN A0 und größer. Besonders gefragt bei Architekturbüros, Bauämtern und Wohnbaugesellschaften.

3.500 Immobilien-/Bauordner
800 Projektordner mit technischen und kaufmännischen Unterlagen – inklusive 4.000 Zeichnungsplänen
200 Projektordner mit 5.000 Zeichnungen
5.000 Bauakten mit 20.000 Zeichnungsplänen
10.000 Bauakten mit 4.600 Zeichnungsplänen

Großformate & technische Zeichnungen digitalisieren

Unser professioneller Scanservice für Großformate erfasst Pläne, technische Zeichnungen und Dokumente bis DIN A0 und darüber – mit hochauflösender OCR-Erkennung, Randerkennung und sauberer Ausrichtung für beste Lesbarkeit.

400 Technikordner mit 3.922 Zeichnungsplänen
3.200 lose Zeichnungspläne
10.000 Vertragsakten mit 1.500 Plänen

Personalakten digitalisieren – DSGVO-konform & strukturiert

Wir übernehmen die Digitalisierung von Personalakten, Mitarbeiterdokumenten und Hängemappen – inklusive strukturierter Indexierung und DSGVO-konformer Verarbeitung für HR-Abteilungen und öffentliche Einrichtungen.

3.000 Personalakten
10.800 Personal-Hängemappen
3.700 Studentenakten

Buchhaltungsunterlagen & Steuerakten digitalisieren

Ob Kassenordner, Rechnungsunterlagen oder Steuerakten – wir bieten revisionssichere Digitalisierung für Unternehmen, Steuerberater und Verwaltungen. Auf Wunsch mit DMS-Vorbereitung und Indexierung.

200 Buchhaltungs-/Kassenordner
430 Kassenordner (Debitoren/Kreditoren) mit strukturierter Datenerfassung fürs DMS
170 Buchhaltungsordner mit Indexierung
200 Grund- und Gewerbesteuerordner

Notarunterlagen, Bücher & Sonderformate scannen lassen

Mit modernster Technik digitalisieren wir auch Notarurkunden, historische Bücher und Sonderformate wie Dias, Mikrofilme oder Filmlochkarten – inklusive Archivierung und Metadaten-Erfassung.

5.000 Notarurkunden
50 historische Bücher aus dem 15. Jahrhundert
300 Bücher
3.000 Dias
13.000 Mikrofilm-Jackets
32.000 Filmlochkarten

Protokolle, Grundsteuerakten & individuelle Aktenarten

Unser flexibler Scanservice für individuelle Aktenarten ermöglicht die effiziente Digitalisierung und Strukturierung von Protokollordnern, Grundsteuerakten und anderen speziellen Dokumententypen.

400 Protokollordner
1.600 Grundsteuerakten

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Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne zu Ihrer individuellen Dokumentendigitalisierung mit passgenauem Workflow, sicherem Datenumgang und modernster Scan-Technik. Jetzt Digitalisierungsprojekt starten