Wie läuft die Digitalisierung meiner Dokumente ab?

Wir holen Ihre Unterlagen ab, bereiten sie auf und scannen sie gemäß Ihren Anforderungen. Anschließend erhalten Sie strukturierte, digitale Dateien – sicher übertragen, z. B. per verschlüsseltem Datenträger oder Cloud-Link.

Was kostet die Digitalisierung von Akten oder Ordnern?

Die Kosten hängen vom Umfang, Zustand, Scanauflösung und gewünschten Zusatzleistungen ab. Nach einem kurzen Gespräch erhalten Sie ein individuelles, transparentes Angebot.

Werden meine Daten DSGVO-konform verarbeitet?

Ja – wir arbeiten strikt nach der DSGVO. Ihre Unterlagen werden vertraulich behandelt, in gesicherten Bereichen verarbeitet und auf Wunsch verschlüsselt übergeben.

Wie lange dauert die Digitalisierung?

Die Dauer richtet sich nach Projektgröße und Dokumenttyp. Kleine Mengen digitalisieren wir innerhalb weniger Tage, größere Archive in mehreren Wochen. Einen genauen Zeitplan erhalten Sie im Angebot.

Bekomme ich durchsuchbare PDFs (mit OCR)?

Ja – wir bieten durchsuchbare PDF/A-Dateien mit OCR-Texterkennung an. So können Sie Ihre Dokumente später bequem nach Stichworten durchsuchen.

Können Sie auch große Formate wie Baupläne scannen?

Ja – wir digitalisieren technische Zeichnungen und Baupläne bis DIN A0 in Farbe, Graustufen oder Schwarzweiß. Ideal für Architektur, Bau oder Technik.

Wie erfolgt die Strukturierung und Benennung der Dateien?

Wir richten uns nach Ihren Vorgaben – z. B. nach Projektnummer, Jahr, Abteilung oder Betreff. Alternativ schlagen wir eine sinnvolle, durchsuchbare Struktur vor.

Was passiert mit meinen Originaldokumenten nach dem Scannen?

Sie entscheiden: Wir liefern Ihre Originale geordnet zurück oder übernehmen die datenschutzkonforme Vernichtung nach BDSG-Richtlinien.

Digitalisieren Sie auch vertrauliche Unterlagen wie Personalakten?

Ja – wir sind auf die sichere Verarbeitung vertraulicher Akten spezialisiert. Der gesamte Prozess ist verschlossen, geschützt und DSGVO-konform.

Kann ich einen persönlichen Beratungstermin vereinbaren?

Ja – wir beraten Sie gern telefonisch, per Video oder vor Ort. Dabei klären wir Ihren Bedarf und erstellen ein kostenloses, individuelles Angebot.

Welche Formate können Sie liefern (z. B. PDF, TIFF, JPG)?

Wir liefern PDF oder PDF/A als Standard. Alternativ erhalten Sie auf Wunsch TIFF, JPG oder strukturierte Dateiformate – abgestimmt auf Ihr System.

Können Sie meine bestehenden digitalen Ordner ergänzen oder migrieren?

Ja – wir können Scans an Ihre bestehende Ordnerstruktur anpassen oder diese vollständig migrieren. Metadaten und Dateibenennung richten wir nach Ihren Vorgaben ein.

Wie lange werden die digitalisierten Daten bei Ihnen gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie nötig – in der Regel maximal 14 Tage nach Übergabe. Danach erfolgt die sichere Löschung nach DSGVO.

Dokumente scannen & digitalisieren mit unserem Scanservice

Das papierlose Büro wird immer wichtiger – und unser Scanservice bringt Sie einen Schritt näher an die digitale Zukunft.

Das papierlose Büro wird immer wichtiger – und unser Scanservice bringt Sie einen Schritt näher an die digitale Zukunft.

Unser Team übernimmt den gesamten Digitalisierungsprozess: von der ersten Beratung bis zur sicheren Übergabe Ihrer digitalen Akten. Wir scannen und digitalisieren verschiedenste Dokumentenarten, unter anderem:

Bauanträge & Bauakten
Personalakten & HR-Dokumente
Versicherungsverträge & Notarurkunden
Großformate wie Pläne & Zeichnungen (> A0)
Rechnungen, Belege & Reisekostenabrechnungen

Egal ob Sie nur wenige Ordner oder umfangreiche Archive scannen lassen möchten – unser Scanservice garantiert eine revisionssichere Digitalisierung nach höchsten Datenschutz-Standards (DSGVO). Dank modernster Technik und OCR-Texterkennung sind Ihre Unterlagen anschließend digital durchsuchbar und perfekt strukturiert.

Ihre Vorteile mit unserem Scanservice:
Kosten sparen, Platz gewinnen und jederzeit schnellen, digitalen Zugriff auf Ihre Dokumente – lokal oder in der Cloud.

So funktioniert unser Scanservice Schritt für Schritt

Bedarfsanalyse & Angebot: Probescan inklusive – individuell und transparent
Abholung & Transport: Wir holen Ihre Ordner sicher bei Ihnen ab
Lagerung & Indexierung: Strukturierte Erfassung und Vorbereitung Ihrer Dokumente
Belegvorbereitung: Entklammern, Glätten und Sortieren für optimale Scanergebnisse
Scannen: Hochauflösende Qualität mit automatisierter Bearbeitung (OCR, Randbereinigung)
Metadaten & Verschlagwortung: Für schnelles Auffinden und volle DMS-Kompatibilität
Qualitätskontrolle: Manuelle Prüfung jedes digitalisierten Dokuments
Datenausgabe: Als PDF, PDF/A oder in einem Wunschformat – optimiert für Ihre Software
Rückgabe, Lagerung oder Vernichtung: Wahlweise Rückgabe oder zertifizierte Aktenvernichtung nach ISO-Norm

TR-RESISCAN-konformes Scannen – Sicherheit & Qualität auf höchstem Niveau

Bei Alphapreis setzen wir auf modernste Scan-Technologie, die den höchsten Anforderungen entspricht. Unsere Scan-Hardware ist nach TR-RESISCAN zertifiziert – dem Standard des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die revisionssichere Digitalisierung von Papierdokumenten.

Diese Zertifizierung bestätigt, dass unsere eingesetzten Scanner für besonders sensible Dokumente – etwa Verträge, Personalakten oder Bauakten – geeignet sind. Sie erfüllt höchste Anforderungen an Integrität, Authentizität und Nachvollziehbarkeit der digitalisierten Daten.

Als Scandienstleister mit Datenschutzfokus arbeiten wir nach DSGVO-Richtlinien und unterstützen Sie bei der gesetzeskonformen Digitalisierung Ihrer Unternehmensunterlagen.
In Kombination mit unserer sicheren Datenverarbeitung und klar dokumentierten Prozessen erhalten Sie eine vollständig rechtssichere Lösung.

Vertrauen Sie auf zertifizierte Technik, langjährige Erfahrung und echte Qualität – Scandienstleistungen mit TR-RESISCAN-Zertifizierung, made in Germany.