Von persönlicher Projektbetreuung über professionelle Scantechnik bis zu klar definierten Qualitäts- und Informationssicherheitsprozessen: Diese 33 Punkte zeigen, worauf es bei einer verlässlichen Zusammenarbeit für Digitalisierungsprojekte ankommt.
realisierte Digitalisierungsprojekte
Seiten technische Jahreskapazität
zertifizierte Managementsysteme
Digitalisierung in Deutschland
Ein guter Scanservice beginnt mit der Abstimmung des Bestands und des gewünschten digitalen Ergebnisses.
Papierbasierte Dokumentenbestände werden in eine klar definierte digitale Struktur überführt – passend zum späteren Verwendungszweck.
Abgestimmte Abläufe für Vorbereitung, Digitalisierung, Qualitätskontrolle und Datenübergabe schaffen einen nachvollziehbaren Projektprozess.
Dokumentenart, Bestandsgröße, gewünschte Ausgabe und vorhandene Strukturen werden vor Projektbeginn berücksichtigt.
Dringend benötigte Akten können nach einem vereinbarten Verfahren priorisiert digitalisiert und sicher bereitgestellt werden.
Erfahrungen aus mehr als 400 realisierten Digitalisierungsprojekten fließen in Planung und Umsetzung neuer Aufträge ein.
Dateiformat, OCR, Register, Indexdaten, Scan-on-Demand, Logistik und der Umgang mit Originalen werden passend zum konkreten Auftrag abgestimmt. So bleibt die Lösung technisch sinnvoll und wirtschaftlich umsetzbar.
Die Digitalisierung soll nicht zusätzliche Komplexität erzeugen, sondern einen klaren und wirtschaftlich sinnvollen Ablauf unterstützen.
Die Auslagerung von Vorbereitung, Scanning und technischer Nachbearbeitung kann interne Ressourcen entlasten.
Durchsuchbare Dateien, klare Dateinamen und abgestimmte Strukturen erleichtern den späteren Zugriff auf benötigte Unterlagen.
Alphapreis übernimmt die vereinbarten Digitalisierungsschritte, während interne Teams sich auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren können.
Aufwand, Mengengerüst und gewünschte Ausgabe werden vor Projektbeginn geprüft und passend zum Auftrag kalkuliert.
Bei vertraulichen Akten zählen neben der Scanqualität auch Zuständigkeiten, Zugriffe und eine nachvollziehbare Datenübergabe.
Verarbeitung, Verantwortlichkeiten, Zugriffe und Datenübergabe werden entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Auftrags festgelegt.
Je nach Dokumentenart und Projektanforderung setzt Alphapreis professionelle Produktionsscanner und passende Scanparameter ein.
Der Umgang mit sensiblen Dokumenten und digitalen Kundendaten erfolgt nach definierten organisatorischen Abläufen.
Die Projektbearbeitung erfolgt am Alphapreis-Standort in Dillingen a. d. Donau.
Zertifizierte Managementsysteme nach ISO 9001 und ISO 27001 bilden eine organisatorische Grundlage für geregelte Qualitäts- und Informationssicherheitsprozesse. Die konkrete Umsetzung wird zusätzlich projektbezogen festgelegt.
Eine Digitalisierung ist besonders wertvoll, wenn Dateien anschließend eindeutig zugeordnet und im Arbeitsalltag zuverlässig nutzbar sind.
Digitale Akten reduzieren den täglichen Zugriff auf Papierarchive und eröffnen neue Möglichkeiten für die interne Ablageorganisation.
Dateinamen, Ordnerstrukturen, Register und mögliche Indexdaten werden passend zum Projekt festgelegt.
Klare digitale Strukturen erleichtern die Orientierung in umfangreichen Dokumenten- und Aktenbeständen.
Direkte Abstimmung und klare Ansprechpartner erleichtern Entscheidungen während des gesamten Digitalisierungsprojekts.
Digitale Dateien erleichtern berechtigten Mitarbeitenden den gemeinsamen Zugriff – abhängig vom eingesetzten DMS oder Zielsystem.
Anforderungen und technische Möglichkeiten werden klar besprochen, ohne unnötige Fachsprache.
Direkte Ansprechpartner begleiten das Projekt von der Abstimmung bis zur Datenübergabe.
Bestandsaufnahme, Projektplanung, Digitalisierung, Qualitätskontrolle und der vereinbarte Umgang mit Originalen können aus einer Hand koordiniert werden.
Als inhabergeführter Scandienstleister kann Alphapreis Anforderungen und Rückfragen direkt innerhalb des Projekts abstimmen.
Die Projektbearbeitung erfolgt durch ein eingespieltes Team mit klar verteilten Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Verlässliche Kommunikation und nachvollziehbare Projektabläufe schaffen eine gute Grundlage für wiederkehrende Digitalisierungsaufträge.
Mengen, Termine, Ausgabeform und Besonderheiten werden vor Projektbeginn so weit wie möglich festgelegt.
Projektzeiträume, Meilensteine und Prioritäten werden vor Beginn gemeinsam festgelegt.
Änderungen, Rückfragen und projektbezogene Entscheidungen werden mit den zuständigen Ansprechpartnern abgestimmt.
Innerhalb der vereinbarten Projektstruktur können besondere Bestände oder geänderte Prioritäten berücksichtigt werden.
Sofern Förderprogramme für ein Digitalisierungsvorhaben relevant sind, können Anforderungen und benötigte Projektinformationen gemeinsam eingeordnet werden.
Menge, Dokumentenart, Standort, Struktur und gewünschtes Ergebnis werden vor Projektbeginn geprüft; bei Bedarf auch vor Ort.
Die digitale Ausgabe wird so geplant, dass sie zum vorgesehenen Arbeitsablauf und Zielsystem des Auftraggebers passt.
Digitalisierung kann Papier-, Kopier-, Lager- und Transportaufwände reduzieren, wenn sie sinnvoll in bestehende Prozesse eingebunden wird.
Digitale Bereitstellung kann wiederkehrende Ausdrucke und Papierkopien im Arbeitsalltag reduzieren.
Digitale Prozesse können – abhängig vom Anwendungsfall – Papier-, Lager- und Transportaufwände verringern.
PDF und PDF/A sowie klar dokumentierte Dateistrukturen unterstützen eine langfristig nutzbare digitale Ablage.
Digitale Übergabe und Nutzung können physische Transport- und Kopierwege reduzieren, wenn sie zum jeweiligen Prozess passen.
Mehr als 400 umgesetzte Digitalisierungsprojekte, eine technische Jahreskapazität von bis zu 6 Millionen Seiten und zertifizierte Managementsysteme bilden die praktische Grundlage hinter diesen 33 Gründen.
realisierte Projekte
Seiten Jahreskapazität
Qualitätsmanagement
Informationssicherheit
Schildern Sie uns Ihren Dokumentenbestand, die ungefähre Menge und das gewünschte digitale Ergebnis. Wir prüfen gemeinsam, welcher Ablauf für Ihr Projekt sinnvoll und wirtschaftlich umsetzbar ist.